Professionelle Collaboration für bereits 5 Euro im Monat – Beispiel PR-Team

05. November 2010 ContactOffice, News, Praxis 1 Kommentar

Das Zauberwort heißt “Collaboration”, zu deutsch Zusammenarbeit oder Teamwork (schon wieder englisch). Es bedeutet die heute so wichtige Zusammenarbeit in Teams innerhalb eines Unternehmens, aber auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Um eine reibungslose Collaboration zu erreichen, ist der Austausch von Informationen, Dokumenten und Terminen notwendig, denn nur so können die Teammitglieder unabhängig von ihrem Arbeitsplatz reibungslos miteinander zusammenarbeiten. Die Gruppenversion von Contactoffice ermöglicht Collaboration bereits für ab 5 Euro im Monat – Komplettpreis!

Praxisbeispiel PR-Team
Nehmen wir einmal an: Sie sind für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für ein mittelständisches Unternehmen verantwortlich. Sie arbeiten in einem Team von zwei PR-Fachleuten und haben als Unterstützung eine PR-Agentur beauftragt, die ihnen ebenfalls zwei Mitarbeiter als festes Team zur Seite gestellt hat. Darüber hinaus arbeiten Sie noch mit einem freiberuflichen Übersetzer zusammen, der Ihnen die Pressemeldungen auf Englisch übersetzt, damit Sie sie in den englischsprachigen Bereich Ihrer Webseite stellen und an Ihre internationalen Vertriebspartner schicken können.

In der Regel schicken Sie eine Vielzahl von E-Mails an das gesamte Team und fügen Textentwürfe, Bilddateien, Aktivitätspläne, ToDo-Listen, Terminpläne, Verteilerlisten, u.v.m. als Anhang hinzu. Sie haben zwar in Ihrer E-Mail-Software eine “Verteilerliste PR” angelegt, doch in der sind alle fünf Mitglieder Ihres Teams enthalten. Doch der Übersetzer benötigt nicht alle Informationen und schon gar nicht alle Dokumente. Deshalb wählen Sie meistens ihren Verteiler manuell, je nachdem welche Information Sie versenden müssen.

Die Herausforderung dieser E-Mail-Flut: Die E-Mail-”Würmer” werden mit jeder Antwort immer länger, mit jeder neuen Antwort fällt der Überblick schwerer. Ganz zu schweigen von der Versionskontrolle der angehängten Dateien. Denn jeder im Team speichert die Dateien lokal, bearbeitet sie und schickt sie dann wieder herum – in der Regel mit der selben Dateibezeichnung, so dass es innerhalb kürzester Zeit mehrere Dateiversionen mit dem selben Namen gibt. Wer wann welche Datei gelesen oder bearbeitet hat, können Sie schon lange nicht mehr nachvollziehen.

ContactOffice – Collaboration (fast) zum Nulltarif
ContactOffice wurde genau für Einsatzbereiche wie das oben beschriebene PR-Team entwickelt. Um beim Beispiel zu bleiben: Als Verantwortlicher für das PR-Team richten Sie bei ContactOffice ein Abonnement “Light” ein: Kosten pro Monat: 5 Euro. Dann erstellen Sie mit wenigen Mausklicks eine Gruppe “PR-Team” und laden ihre Teammitglieder in diese Gruppe ein. Sie können nun einen gemeinsamen Kalender einrichten, auf denen alle Mitglieder zugreifen können – von jedem Internetbrowser weltweit. Darüber hinaus steht Ihnen 1 GB an Speicherkapazität für Dokumente zur Verfügung, legen Sie dazu einfach entsprechende Ordner und Unterordner ein und laden Sie die entsprechenden Dokumente hoch. Sie können gemeinsam ein Telefonbuch verwalten, Aufgaben zuteilen, sogar ein Gruppen-Forum einrichten. Zusätzliche Kosten für die Teammitglieder 0 Euro! Die gesamte beschriebene Arbeitsumgebung kostet Sie gerade einmal 5 Euro im Monat!
Der passwort-geschützte Zugriff auf Ihre ContactOffice-Gruppe und SSL-Verschlüsselung sorgen für ein Maximum an Sicherheit.

Weitere Informationen zur Gruppenversion von Contactoffice finden Sie auf der ContactOffice Webseite.

ContactOffice – 450.000 Anwender können nicht irren …
Sie werden wahrscheinlich bereits festgestellt haben, dass ContactOffice sich nicht nur für ein PR-Team, sondern auch für alle Arten von Projektteams eignet. Mitglieder dieser Teams können Mitarbeiter des Unternehmens, externe Mitarbeiter, Vertriebspartner, Kunden, u.v.m. sein. Auch für den Einsatz im Vereinswesen oder im schulischen Umfeld eignet sich ContactOffice. Und so ist es kein Wunder das mittlerweile fast eine halbe Million Anwender täglich mit der Web-Lösung arbeiten. Wir würden uns freuen, wenn wir bald auch Sie dazu zählen dürfen. Am besten Sie melden sich noch heute für die kostenlose Basis-Version von Contactoffice an. Bei Fragen wenden Sie sich einfach an support@contactoffice.de.

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  1. 11. November 2014 - jesse

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